北京2013年4月11日電 /美通社/ -- 近期，山東省滕州市地稅局借助稅收征管電子檔案管理系統(tǒng)，一次性解決了紙質文檔資料易遺失、易變質、不易保存、不便傳遞和共享等諸多問題。借助該系統(tǒng)，該局實現(xiàn)了對征管檔案“一次采集、反復利用、信息共享”的目標，降低了納稅人辦稅成本，減輕了征管人員的工作負擔，提高了征管檔案的利用率。
該系統(tǒng)推行后，使用者可隨時對相關資料進行聯(lián)網(wǎng)查詢和分析，較大限度地發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的作用。同時，該局對電子檔案數(shù)據(jù)進行分析應用，逐步實現(xiàn)了“原始檔案 -- 靈活數(shù)據(jù) -- 有效信息”的轉化。
大量的涉稅資料文書帶來管理難題
日常稅收征管工作中，會產(chǎn)生大量的涉稅資料文書，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式存在難于管理、不易查詢、無法共享等問題。
“過去的征管資料按照年度裝訂，存在時間跨度長、數(shù)量大、資料容易散失等問題，查閱原始資料費時費力。并且，大量的紙質資料需要專門的地方存放，管理難度大，利用率低，已不能適應目前稅收征管狀態(tài)的需要?！彪菔械囟惥志珠L任大慶說。
據(jù)任大慶介紹，現(xiàn)在，檔案信息電子化已經(jīng)是當前各行業(yè)信息化建設的潮流。該局以實現(xiàn)“日常檔案電子化、電子檔案信息化、征管基礎現(xiàn)代化”為目標，抽調技術骨干組成研發(fā)團隊，依托浪潮集團多年服務稅務信息化的經(jīng)驗，經(jīng)過5個多月的摸索，于2012年11月初上線運行了稅收征管電子檔案管理系統(tǒng)。
該系統(tǒng)包含檔案采集、檔案整理、檔案歸檔、檔案管理、檔案應用和系統(tǒng)管理六大模塊。依托數(shù)據(jù)庫信息技術，該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對所有稅收業(yè)務資料的電子化采集、一戶式存儲，使稅收征管資料從傳統(tǒng)的手工化、紙質化模式向電子化、無紙化模式轉變。
不同崗位人員可隨時查閱不同部門資料
電子檔案管理系統(tǒng)具有操作簡單、樣式直觀、查詢方便、統(tǒng)計精細、監(jiān)控全面等特點，實現(xiàn)了無縫隙、全方位、廣覆蓋、大容量涉稅資料管理。同時，該系統(tǒng)適應目前稅收管理新模式的需求，能夠發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢，強化基礎數(shù)據(jù)管理，提高了數(shù)據(jù)利用價值，尤其是給基層一線的稅務人員工作帶來了方便。
“以前在查找稅收征管檔案時，面對一大堆紙質資料，感覺很頭疼，因為經(jīng)常會出現(xiàn)查不到想找的資料，或者找到資料，但資料已經(jīng)損壞，無法查閱等情況?！痹摼侄愂展芾韱T張厚勇說。
“在使用電子檔案管理系統(tǒng)后，這些情況就不存在了?，F(xiàn)在，紙質征管資料經(jīng)掃描后形成電子影像資料，上傳保存到該系統(tǒng)后臺。我們在該系統(tǒng)中輸入相關信息，就可以在數(shù)據(jù)庫中查找到全部資料?！睆埡裼陆榻B道。
電子檔案管理系統(tǒng)的推廣實現(xiàn)了紙質資料電子化，無需傳遞紙質資料，在保證信息真實性的同時，實現(xiàn)了信息實時共享，可有效解決因征管分離和管理分類所產(chǎn)生的不同層級、不同部門數(shù)據(jù)實時利用問題。與此同時，該系統(tǒng)變紙質“死檔案”為電子“活檔案”，可以將系統(tǒng)存儲的原始資料與納稅人提供的資料進行比對，降低虛假材料上報率，降低稅務人員的稅收執(zhí)法風險。
有了電子檔案管理系統(tǒng)，征管檔案可以以影像形式存于服務器，無需專門房間存放，降低了管理成本。對于已有的紙質征管資料，電子檔案管理系統(tǒng)具有自動定位功能，可準確顯示資料存放位置，避免資料丟失，提高了工作效率。
現(xiàn)在，該局將電子檔案管理系統(tǒng)廣泛應用于包括稽查檔案、計統(tǒng)檔案和行政領域，利用電子識別技術，統(tǒng)一對電子檔案數(shù)據(jù)進行轉換分析應用，實現(xiàn)了“原始檔案 -- 靈活數(shù)據(jù) -- 有效信息”的轉化。配合電子檔案管理系統(tǒng)的推行，該局加強了對稅收征管檔案的物理管理，以區(qū)（市）局為單位，統(tǒng)一集中存放紙質檔案，制定數(shù)據(jù)治理規(guī)劃，進一步規(guī)范征管、納服、納稅評估、稅務稽查以及基層所之間的銜接和配合。利用電子檔案管理系統(tǒng)，該局加大對未依法申報、零申報以及票稅比對預警單位的整治處罰力度和持續(xù)跟蹤監(jiān)管力度，提高了數(shù)據(jù)治理的整體效果，逐步加強了稅收征管基礎建設。
無需報送紙質資料減輕納稅人負擔
電子檔案管理系統(tǒng)的應用，在為稅務機關帶來方便的同時，也減輕了納稅人的負擔。過去，納稅人在辦理涉稅事項時，需多次提供、重復報送紙質資料原件，如今，借助該系統(tǒng)，報送向無紙化轉變，減少了浪費，實現(xiàn)了低碳節(jié)約。
“現(xiàn)在，已經(jīng)采集過信息的納稅人來辦理代開發(fā)票等業(yè)務時，再也不需要攜帶身份證、稅務登記證等原件了，稅務人員只要核對過電子檔案管理系統(tǒng)存儲的電子記錄無誤，即可直接為納稅人辦理相關涉稅事宜，大大方便了納稅人。同時，電子檔案管理系統(tǒng)將我們從繁瑣的紙質檔案管理工作中解放出來，我們可以把更多地精力投入到稅源管理和優(yōu)化納稅服務工作中，為納稅人提供更好的服務?！痹摼洲k稅服務廳工作人員周利說。
一位經(jīng)常來辦稅服務廳辦理代開發(fā)票業(yè)務的財務人員感嘆道：“過去來辦稅，需要帶證件、證明、合同等一大摞資料，現(xiàn)在方便了，只要告訴工作人員身份證號碼，電子檔案管理系統(tǒng)就能自動顯示我的相關信息，我只需要簡單提供幾份資料就可以，真是太方便了?！?/p>
截至目前，該局已利用該系統(tǒng)采集上傳電子資料圖像7.08萬張、形成電子檔案2.73萬份。現(xiàn)在，該系統(tǒng)已在棗莊市地稅局全系統(tǒng)推廣。
