北京2016年12月12日電 /美通社/ -- 日前，北京慧點科技風(fēng)險管理與控制事業(yè)部解決方案產(chǎn)品經(jīng)理周蕾女士撰寫了一篇題為“信息化助推在法務(wù)管理中實現(xiàn)風(fēng)險防范”的文章，論述了有效借助IT工具，用信息化可以助推在法務(wù)管理中實現(xiàn)風(fēng)險防范。以下摘自全文：
在法律工作中，日常的法律事務(wù)工作和法律風(fēng)險管理工作，占據(jù)法務(wù)人員的絕大部分時間，那么如何處理兩者之間的關(guān)系，平衡自身在兩者之間的投入？筆者認為，可有效借助IT工具來實現(xiàn)兩者的融合和統(tǒng)一，使兩者在工作中可以相互促進、相互完善。
企業(yè)法務(wù)部門在日常工作中涉及的領(lǐng)域較多，有日常法律事務(wù)的管理也有法律風(fēng)險的防范和應(yīng)對，兩者均為企業(yè)法務(wù)工作者的職責(zé)。但是，由于兩者的管理目標、管理過程和方法、管理結(jié)果等都存在較大差別，常常使法務(wù)工作者在日常的法律管理工作中相互混淆，不知道從哪個角度可以把事情管理的更好。
此外，企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，究竟是先開展法律風(fēng)險信息化的建設(shè)還是先開展法律事務(wù)信息化的建設(shè)，也成了很多法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)比較撓頭的決策事項。（本文所提到的法律事務(wù)工作僅指企業(yè)合同的日常管理、案件管理、外聘律所管理、人員管理、知識產(chǎn)權(quán)管理等日常的管理工作。）
相信每個法務(wù)工作者心里可能都存在疑問，法律風(fēng)險究竟如何去管，難道僅是單純的去管理自己花了很多心血和成本梳理出來的法律風(fēng)險清單嗎？答案當(dāng)然是否定的。
如果拋開業(yè)務(wù)，風(fēng)險這張清單則沒有任何的用處，也不存在管理的價值，因為它不會給企業(yè)帶來任何效益的增長。只有當(dāng)法律風(fēng)險清單和業(yè)務(wù)管控實際結(jié)合起來的時候，才能真正達到法律風(fēng)險的事前防范、事中控制和事后監(jiān)控的效果。
基于此，筆者根據(jù)自己多年深耕于企業(yè)法律事務(wù)管理和風(fēng)險管理的實踐，淺談下自己對“企業(yè)應(yīng)該如何在法律事務(wù)管理過程中實現(xiàn)法律風(fēng)險防范”的看法，希望能給法務(wù)工作者一些參考。
本文將從“法律風(fēng)險管理與法律事務(wù)管理的差異分析”以及“信息化建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)該從哪個方面入手建設(shè)信息系統(tǒng)”兩個方面進行探討。
法律風(fēng)險管理必須落實到法務(wù)管理過程中
在介紹法律風(fēng)險管理和法律事務(wù)管理的差異之前，我們首先從企業(yè)管控的層面來看下法律風(fēng)險管理和法律事務(wù)管理所處的位置。
假設(shè)將企業(yè)管控簡單分為三層，第一層為戰(zhàn)略層、第二層為管理層、第三層為業(yè)務(wù)層。則企業(yè)風(fēng)險管理屬于第二層 -- 管理層，主要的目標為達成企業(yè)的戰(zhàn)略目標。而企業(yè)的法律事務(wù)管理屬于管理層之下的第三層 -- 業(yè)務(wù)層，其主要目標為達成管理層的任務(wù)，通過管理過程實現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險管控。
舉個形象的例子，假如將業(yè)務(wù)層的各項具體工作比作汽車的零部件和駕駛員的話，他們相互關(guān)聯(lián)，相互作用構(gòu)成了一個完整的可自由行駛的汽車。則風(fēng)險管理就是該汽車的導(dǎo)航，此導(dǎo)航通過識別汽車當(dāng)前的位置和目標位置，結(jié)合外部的路況信息，給出幾個方案選擇，并給出最優(yōu)方案建議。此方案結(jié)合汽車當(dāng)前的現(xiàn)實，可以幫助駕駛?cè)撕推囈?guī)避擁堵和超時等的風(fēng)險。
而駕駛?cè)撕推嚨母鱾€零部件只需要按照這個路線，正常行駛完成形式任務(wù)即可。因此可以說法律風(fēng)險管理是目標，該目標的落實，必須在具體的法律事務(wù)工作中來實現(xiàn)。
法律風(fēng)險管理和法律事務(wù)管理除了在企業(yè)管控中的層級和位置不一致外，還存在著以下幾個方面的差異。
（1）管理目標不同。法律風(fēng)險管理的目標有很多，如規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟、財務(wù)風(fēng)險，防范信用降低風(fēng)險等，但是其最主要的一個目標是：達成企業(yè)的戰(zhàn)略目標。所有風(fēng)險的分析和管理控制，都是以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標為前提的，因此，達成企業(yè)的戰(zhàn)略目標，在此過程中盡量降低企業(yè)的法律風(fēng)險，是法律風(fēng)險管理的最主要目標；而法律事務(wù)管理主要是通過日常的法律事務(wù)業(yè)務(wù)，如合同管理、糾紛案件管理、外聘律所管理等，通過在業(yè)務(wù)管理過程中融入風(fēng)險管理的概念，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理過程中的事前風(fēng)險預(yù)防、事中風(fēng)險控制，事后風(fēng)險監(jiān)督和反饋，來達成企業(yè)法律風(fēng)險防范的目的。因此可以說法律事務(wù)管理的目標是實現(xiàn)法律風(fēng)險的有效預(yù)防和管理。
（2）管理的過程和方法不同。按照《企業(yè)法律風(fēng)險管理指南》中描述，法律風(fēng)險管理分為六個過程，包含：明確法律風(fēng)險管理的環(huán)境，進行法律風(fēng)險的識別，法律風(fēng)險的分析，法律風(fēng)險評價、法律風(fēng)險應(yīng)對、法律風(fēng)險監(jiān)督與檢查。在這些過程中分別運用的方法也會不一致，在此僅列舉幾個簡單的方法，如制度流程分析、現(xiàn)狀調(diào)研、定性分析方法、定量分析方法等。而法律事務(wù)管理過程和其他業(yè)務(wù)管理過程類似，一般分為制度制定、流程制定、業(yè)務(wù)執(zhí)行、評價和完善等，而針對于這些過程可以使用制度評審、流程評審、信息系統(tǒng)等輔助進行管理。
（3）輸出的結(jié)果也不同。法律風(fēng)險管理的輸出結(jié)果為風(fēng)險清單，此風(fēng)險清單中包含風(fēng)險名稱、風(fēng)險事件描述、風(fēng)險源、風(fēng)險原因、影響后果、影響范圍、風(fēng)險分類、當(dāng)前管控情況、管理部門、利益相關(guān)方等要素，完整體現(xiàn)出一個現(xiàn)有流程中可能存在的風(fēng)險及監(jiān)控的情況。而法律事務(wù)管理的輸出結(jié)果相對較多，主要包含管理制度、流程、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)、相關(guān)的文件檔案等。如合同管理的輸出結(jié)果會包含合同管理制度、合同審批流程、合同付款流程、合同文本、合同審批流轉(zhuǎn)記錄、合同的授權(quán)委托書、合同的付款單、發(fā)票和記賬憑證等內(nèi)容。
綜上所述，法律風(fēng)險管理和法律事務(wù)管理的目標不同、過程和方法不同、輸出結(jié)果也不相同。那么是否可以認為兩者需獨立管理，不可能融合呢？答案同樣也是否定的。正如前文所述，法律風(fēng)險管理脫離了業(yè)務(wù)管理過程，則將變得毫無價值，而法律事務(wù)管理如果只專注于管理具體的事務(wù)，而沒有風(fēng)險管理的理念在指引，此管理過程同樣也沒有意義。
所以兩者需要融合，而且融合越多越好。有了管理制度和業(yè)務(wù)流程，風(fēng)險梳理時才有基礎(chǔ)的樣本和數(shù)據(jù)，風(fēng)險梳理的結(jié)果同樣反作用于法律事務(wù)管理過程中，如流程中發(fā)現(xiàn)存在風(fēng)險的地方，可以通過優(yōu)化流程或者重構(gòu)流程來實現(xiàn)風(fēng)險管控的目標。因此法律風(fēng)險管理的目標，必須落實到法律事務(wù)的管理過程中才可以實現(xiàn)。
信息化助推在法務(wù)管理過程中實現(xiàn)風(fēng)險防控
在依法治國、依法治企的大背景下，企業(yè)的法律管理變得越來越重要了，國內(nèi)的企業(yè)也紛紛將法律工作提到了很重要的位置，包括總法律顧問的設(shè)置、法規(guī)機構(gòu)和專業(yè)、專職法律人員的配置等，而且越來越多的企業(yè)開始了法務(wù)信息化的建設(shè)，希望通過信息化的手段來提升企業(yè)內(nèi)部法律管理的效率和水平，防范法律風(fēng)險的發(fā)生。
在法治環(huán)境如此大好的情況下，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等發(fā)展如此迅速的情景下，企業(yè)依托現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段來進行法律事務(wù)和法律風(fēng)險的管理，也必然是一種趨勢。很難想象可能在未來五年或者十年后，已經(jīng)沒有企業(yè)還在用現(xiàn)在的手工方式來管理合同，管理案件。
按上文所述，企業(yè)的法律工作可以分為法律事務(wù)工作和法律風(fēng)險管理工作兩部分。企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，究竟是先開展法律風(fēng)險信息化的建設(shè)還是先開展法律事務(wù)管理信息化的建設(shè)，成了很多法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)比較撓頭的決策事項。
目前很多企業(yè)的做法是“跟緊政策的步伐”。如2006年，國資委頒發(fā)了《中央企業(yè)全面風(fēng)險管理指引》后，國內(nèi)的很多企業(yè)，開始了如火如荼的全面風(fēng)險咨詢的工作，并將最終的咨詢成果固化在信息系統(tǒng)中，形成了企業(yè)的風(fēng)險控制庫。
而在2011年，國資委開始針對中央企業(yè)開展法律工作第三個三年目標后，很多企業(yè)紛紛通過建設(shè)法律事務(wù)管理系統(tǒng)的方式來提升企業(yè)內(nèi)部的法律管理水平。
當(dāng)然，緊跟政策的步伐，響應(yīng)相關(guān)管理部門的號召，通過管理方式的提升來提高管理的效率，毫無疑問是正確的。但是在滿足政策監(jiān)管要求后，企業(yè)基于自己的管理現(xiàn)狀、問題和難點，來建立真正適合自己的，滿足自身管控要求的信息系統(tǒng)，無疑是更重要的事情。
筆者在企業(yè)法律信息化的實踐中發(fā)現(xiàn)，有些企業(yè)確實在建設(shè)法律事務(wù)系統(tǒng)還是建設(shè)法律風(fēng)險管理系統(tǒng)之間徘徊和猶豫。如筆者親歷的一個案例，某集團公司為了實現(xiàn)全集團上下的法律風(fēng)險防控目標，要求全集團建立法律風(fēng)險防控系統(tǒng)，主要工作是進行法律風(fēng)險的梳理，并將梳理的成果固化在系統(tǒng)中，此系統(tǒng)僅形成了一個風(fēng)險庫，相對獨立，沒有和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。這也就使此系統(tǒng)成了一個孤立的系統(tǒng)，沒有將風(fēng)險防控的價值發(fā)揮到較大。集團下屬有些企業(yè)按照集團的要求，建立了本單位的法律風(fēng)險庫；也有些單位，結(jié)合自身的管理現(xiàn)狀，將法律風(fēng)險咨詢的成果，最終落實到日常的法律事務(wù)管理工作中，從日常的管理工作中實現(xiàn)法律風(fēng)險的防范。
顯然第二種方式，會更容易將信息系統(tǒng)的價值發(fā)揮到較大，真正實現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后監(jiān)控的目標。
正如上文所述，法律風(fēng)險管理目標的實現(xiàn)，必須以法律事務(wù)管理的具體業(yè)務(wù)為落腳點。因此在信息化建設(shè)過程中也可以參照此思路，將梳理出的法律風(fēng)險的控制點和預(yù)防點均固化在法律事務(wù)管理系統(tǒng)的具體業(yè)務(wù)流程中，實現(xiàn)風(fēng)險的防范。
如將合同超時未付款的風(fēng)險固化在法律事務(wù)管理系統(tǒng)中，可以在合同履行時，設(shè)置風(fēng)險監(jiān)控點，系統(tǒng)中如果到達監(jiān)控點，合同沒有執(zhí)行和反饋，則系統(tǒng)會進行自動的風(fēng)險預(yù)警，使相關(guān)管理人員方便地進行風(fēng)險的跟蹤和監(jiān)控。
另外系統(tǒng)中也可以將風(fēng)險信息庫直接建立或集成在法律事務(wù)管理系統(tǒng)中，保證法律風(fēng)險管理和法律事務(wù)管理的統(tǒng)一，方便相關(guān)人員在起草、審批或者監(jiān)控的過程中能實時查看法律風(fēng)險信息庫，使得法律風(fēng)險信息真正發(fā)揮它的較大價值。
