做好你的媒體關(guān)系：在記者面前脫穎而出

小小細(xì)節(jié)會造成大大不同。如何做好你的媒體關(guān)系，讓自己在記者面前脫穎而出？下面是5個值得采用的小竅門：

工作時段的每個工作日，記者們都要遭到來自公關(guān)人士的電郵和電話的轟炸。考慮到記者們收到的信息數(shù)量巨大，而且事實(shí)上很多信息根本是跑題、過時或弱智的，所以，大多數(shù)電子郵件被直接刪除而不做回復(fù)，大多數(shù)電話也是草草幾句就收場。?

那么，在向記者推介一則深思熟慮、有新聞價值的信息時，你應(yīng)該注意什么呢？ 你怎么才能讓你的推介信息與眾不同，而又不顯得過于霸道或咄咄逼人呢？?

要想引起記者注意并最終獲得他們的信任，成熟的公關(guān)專業(yè)人士會使用一些簡單但是有效的措施。以下就是5個你可以效仿的小竅門。

避免推銷，多做交流
沒有人喜歡被迫上課或被強(qiáng)行灌輸某些信息，受催稿截止日逼迫的記者大忙人們尤其如此。所以，在打電話跟進(jìn)電郵時，最好以問問題的方式開始談話。先聽聽他們的意見，而不是開始就問他們對你們新聞的興趣如何。例如，問問他們對哪種故事感興趣，或者他們有沒有合適你們公司行業(yè)的記者可以聊一聊。

記者通常都會愿意幫忙。通過詢問他們的意見，你可能會切實(shí)地感受到某個特定故事可能真的引不起他們的興趣。而你通過溝通獲得的是，一個更適當(dāng)?shù)臏贤▽ο蟆⒁粋€將來再次談話的機(jī)會，或者發(fā)現(xiàn)記者對你的新聞中某方面可能有進(jìn)一步的興趣。

此外，如果在你們的談話過程中，你發(fā)現(xiàn)記者對某一個話題感興趣，而你又了解一些相關(guān)信息，那么即使這些與你的公司看上去毫無關(guān)系，你也應(yīng)該談?wù)勥@些信息。讓你自己成為一個有價值的信息源，可以使得記者在將來收到你的信息推介時，態(tài)度更加積極親切。

不要群發(fā)電郵,代之以單對單的溝通
群發(fā)看上去聲勢浩大，但記住沒有人喜歡收到垃圾郵件。單對單的電子郵件總是更容易受到對方回復(fù)。但是，在盡短時間內(nèi)聯(lián)系到盡可能多記者的高壓任務(wù)下，人們常常采用捷徑，向預(yù)定的名單群發(fā)一份模板式的信息推介。雖然這看上去很有效率，但這絕不是在你的目標(biāo)記者群中引起興趣或尊敬的好辦法。 事實(shí)上，采用郵件群發(fā)的方法，幾乎可以確保你的溝通信息被扔到垃圾桶里去。

與上面的做法相反，你最好為你準(zhǔn)備接觸的記者度身定做溝通方案?？偸怯盟?她的名字來親切稱呼記者，開篇語要簡潔而有禮貌。看看他們最近的文章，然后在電郵中 提提這些文章。當(dāng)你顯示出對個人的興趣時，你就是在表達(dá)：對方是一個值得你花時間的重要人物。而這也會大大提升他們回復(fù)的概率。

清楚截稿日；理解記者的難處
在考慮何時與某個記者聯(lián)系時，一個非常重要的考慮因素是他/她的截稿日。有時，盡管你顯示了很大的誠意，你的電郵可能還是會沒有回音或放在一邊，這時你得打一個跟進(jìn)電話。需要記住，記者們需要處理的工作量變化是非常大的；可能根本不存在一個完美的打入電話時間。你可以通過問一個問題表示你理解他們的難處：“我現(xiàn)在打電話過來合適嗎？” 通過讓你的信息推介材料簡潔而切中要點(diǎn)，也可以顯示出你很理解他們的難處。不要嘮叨瑣碎，而要顯得專業(yè)而禮貌。如果記者正在忙碌中，可以定下一個合適時間再打過去；如果看上去很難確定一個合適的通話時間，還可以問問是否重新發(fā)一封電郵會更合適。一般說來，記者們會樂于采納備用方案的，特別是在你已經(jīng)表現(xiàn)出對他們的理解并且認(rèn)真聽取了他們的答復(fù)之后。

了解記者及其刊物
在與記者們聯(lián)系時，一點(diǎn)點(diǎn)背景了解常能起到四兩撥千斤的作用。事先對記者的刊物做一些研究。看看刊物的目標(biāo)讀者是什么種類的、其總部在哪里、多長時間出一期。然后，搜索一下記者自己的文章，看看他們的興趣、發(fā)表所需時間以及風(fēng)格等。這樣你就能大致知道，他們可能會感興趣的東西是什么。在準(zhǔn)備電郵推介信息或準(zhǔn)備電話溝通時，把他們的讀者可能從你的信息中獲益的理由重點(diǎn)闡述明白。

積極答復(fù)，即使沒話找話
通過之前的新聞活動中打交道，你會與某個記者建立起聯(lián)系關(guān)系，可能在某個時候，他會直接與你聯(lián)系。不管他們是因?yàn)樾那椴缓眠€是因?yàn)橐M(jìn)某個推介信息，請一定記住，你答復(fù)的速度往往決定了：你的公司名字會出現(xiàn)在發(fā)表的某篇文章中，還是會被放入“刪除文件”的文件夾中。一定要回復(fù)信息，即使你不能提供任何新的信息。除了正式的公關(guān)職業(yè)途徑外，你還得建立起互信的關(guān)系，并且發(fā)展這種關(guān)系。任何一個公關(guān)專業(yè)人士都會告訴你，與媒體建立根深蒂固的關(guān)系是成功進(jìn)行所有公關(guān)活動的基礎(chǔ)。

以上五個小竅門看上去有點(diǎn)太常識性了——確實(shí)也是如此。但是，在日常工作中面對巨大任務(wù)壓力時，這幾點(diǎn)卻常常被忘記、敷衍或者棄之一旁。然而，通過多花時間和多付努力，你真的可以大大提高你在一片嘈雜中被回復(fù)的機(jī)會。