北京2021年6月10日 /美通社/ -- 相信很多人都被無效會(huì)議困擾過。尤其是作為管理者，很多時(shí)候一天有7-8個(gè)會(huì)，從一踏進(jìn)辦公室的瞬間，你的時(shí)間就不屬于你了。2021年5月25日，創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人張麗俊老師在“張麗俊講管理”話題專欄做了主題分享——“什么是正確的開會(huì)姿勢”。話題從管理者角度深度剖析如何有效、高效組織會(huì)議，幫助大家擺脫低效、無效會(huì)議，高效率達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。
創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人-張麗俊(Cherry)
一、會(huì)議的明線：七步曲
低效、無效的會(huì)議花樣百出，但高效的會(huì)議一定有百試不爽的“套路”，我們稱之為“會(huì)議七步曲”。這“七步曲”是幫助我們開好一場會(huì)的明線。
第一步：明確會(huì)議目標(biāo)和達(dá)成的價(jià)值貢獻(xiàn)
我們每次開會(huì)，都要有一個(gè)明確的目標(biāo)或需要解決的解決問題，要把開會(huì)的時(shí)間控制在一小時(shí)以內(nèi)。只有這樣，才能讓所有人有備而來，并且高效的拿著結(jié)論回去。
第二步：只邀請有效人員參加會(huì)議
每次開會(huì)，只邀請有效人員參加，不要隨意擴(kuò)大和縮小會(huì)議規(guī)模。決策會(huì)議，只需要關(guān)鍵人員參加；學(xué)習(xí)分享，盡量多讓相關(guān)人員參加；宣布重要事項(xiàng)，必須全員參加；涉及隱私的談話，只能一對一。
第三步：所有人做好會(huì)議相關(guān)的準(zhǔn)備
開會(huì)，有沒有好的主持人是關(guān)鍵。會(huì)前，主持人要確保大家都知道會(huì)議目標(biāo)和進(jìn)度議程，確保收集到所有會(huì)議所需的報(bào)告、課件、數(shù)據(jù)等資料。
第四步：有效的會(huì)議主持人
就像前一條說的，主持人需要敦促大家做準(zhǔn)備，要控制會(huì)議進(jìn)程和確保拿到結(jié)果。
會(huì)議的載體就是主持，可以說，沒有好主持人就沒有好會(huì)議。
第五步：嚴(yán)格遵守會(huì)議流程
高效會(huì)議，必須要嚴(yán)格控制流程和時(shí)間。
第六步：達(dá)成共識
哪怕只有階段性的結(jié)論，也是需要達(dá)成共識的。
第七步：必須有跟進(jìn)記錄
達(dá)成共識之后，有跟進(jìn)的規(guī)劃、有會(huì)議記錄，有落地的措施。
二、開好會(huì)議的暗線
主持人對于一場會(huì)議的作用非常重要。所以高效會(huì)議的暗線，就是合格的會(huì)議主持人。怎樣衡量主持人是否合格？
1、你一定要知道，會(huì)議為什么要開，開要達(dá)到什么目的，這場會(huì)給參會(huì)的所有人帶來哪些價(jià)值。
2、有相關(guān)的會(huì)議準(zhǔn)備，尤其提問的準(zhǔn)備。
好的會(huì)議主持人會(huì)自己設(shè)計(jì)問題，希望通過拋問題引發(fā)大家思考，通過拋問題得到結(jié)論，讓大家在提問和回答的過程中產(chǎn)生真正的共識。提問的最高境界，是通過案例的剖析來達(dá)成共識，用別人的嘴說出你想要的答案。
3、有預(yù)想的答案。
好的主持人在開會(huì)之前會(huì)預(yù)想一個(gè)問題的答案。如果會(huì)后得出的共識和你的預(yù)想八九不離十，說明主持人的功力高。如果最后合理的推翻了這個(gè)預(yù)想，也是一件好事，說明你的認(rèn)知被更新了。
三、為什么你開的會(huì)就是低效？
很多人會(huì)說，張麗俊老師，為什么我按照流程來開會(huì)，也做好了主持人的工作，但還是沒有效率呢？出現(xiàn)這種現(xiàn)象，你的公司可能存在三種問題：
1、專業(yè)主義
專業(yè)主義思維總是在告訴大家，我是專業(yè)的，要聽我的；你不聽我的，就是你不夠?qū)I(yè)。這樣的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)局限于專業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，不會(huì)和別的部門鏈接。一旦出了問題就傾向于扣帽子、甩鍋、死不認(rèn)錯(cuò)，讓溝通協(xié)同全都變成了雞同鴨講。
2、本位主義
這樣的人不考慮公司整體的目標(biāo)和共同創(chuàng)造的價(jià)值，只想要本部門的訴求，甚至把個(gè)人利益凌駕于組織利益之上。如果對面部門指出問題，本位主義的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)立馬發(fā)火，說你在挑戰(zhàn)我的權(quán)威嗎？本位主義是毀掉跨部門協(xié)同的殺手。
3、形式主義
形式主義就是沒有結(jié)果導(dǎo)向，是做給下屬和老板看的，沒有給自己看。開會(huì)走形式，落地不執(zhí)行，自然沒有效果。管理者要克服內(nèi)心的障礙，以結(jié)果為導(dǎo)向，有沖突的時(shí)候不要以自我為中心，也不要以自己的價(jià)值為綱領(lǐng)，破除私心，放下固執(zhí)。
創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人張麗俊老師講課中
四、有效會(huì)議的場景案例
說了這么多，會(huì)到底怎么開？
下面以在線營銷部門為例子，為大家展示一些開會(huì)場景。
1、和老板做營銷預(yù)算，該怎么開會(huì)？
（1）知道營銷預(yù)算的總池子是多少，有目標(biāo)規(guī)劃。想清楚你要什么、老板要什么、共同目標(biāo)是什么。給出具體細(xì)節(jié)：廣告投放下去，能帶來多少銷售額，ROI是1:3還是1:5，這筆預(yù)算如何花得有效率？
（2）邀請相關(guān)的人（KP）參會(huì)，包括老板、財(cái)務(wù)、人力等。
（3）發(fā)會(huì)議通知，把分析報(bào)告發(fā)給與會(huì)的人，并要求大家都看過報(bào)告。
2、與協(xié)同部門意見有分歧，如何開會(huì)？
這類協(xié)同會(huì)議的爭吵點(diǎn)在于，銷售部門認(rèn)為你提供的線索數(shù)量不達(dá)標(biāo)、質(zhì)量不夠；而在線營銷要證明這其中有沒有銷售跟進(jìn)不及時(shí)、與客戶的溝通不專業(yè)的問題。
協(xié)同的本質(zhì)就是沒有共同的目標(biāo)和共同的價(jià)值。這種情況下，會(huì)議目標(biāo)第一件事：想清楚你要什么，你們共同要什么。
你需要有很好的解決策略：
講清楚線索是怎么來的，如何提高質(zhì)量。通過數(shù)據(jù)分析，證明哪些線索是好的。
通過案例證明哪些線索是被浪費(fèi)掉了（不當(dāng)跟進(jìn)、客戶投訴），證明線索沒有被重視。
結(jié)語：
尊重自己的時(shí)間，是管理者最基本的素養(yǎng)；尊重所有人的時(shí)間，是管理者負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。無論開什么會(huì)，都要避免專業(yè)主義、本位主義和形式主義。開會(huì)，是組織管理的潤滑劑，部門關(guān)系的粘合劑，業(yè)務(wù)發(fā)展的助燃劑。所以，消滅無效會(huì)議是管理者的職責(zé)。
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