上海2015年6月18日電 /美通社/ -- “說(shuō)到資金管理，就想到我們財(cái)務(wù)在每年做年度預(yù)算時(shí)的痛苦，當(dāng)確定了公司的發(fā)展戰(zhàn)略和計(jì)劃后，剛性的經(jīng)營(yíng)不可控費(fèi)用基本就已經(jīng)確定下來(lái)，留給我們可以壓縮的費(fèi)用就是業(yè)務(wù)招待費(fèi)，差旅費(fèi)，辦公費(fèi)等這些可控費(fèi)用了?！苯?，在第六屆財(cái)務(wù)管理高峰論壇上，攜程商旅財(cái)務(wù)總監(jiān)金婷受邀就差旅費(fèi)用節(jié)省和管控這一話(huà)題進(jìn)行了分享。
隱性成本不可忽視
據(jù)《2014中國(guó)商務(wù)旅行調(diào)查報(bào)告》披露，2014年中國(guó)平均有38%的公司員工出過(guò)差，而2013年和2012年分別為33%和28%。
“但差旅費(fèi)用在企業(yè)的費(fèi)用總額中所占比例并不大，大概在5%左右。所以部分管理層對(duì)差旅費(fèi)用也不是很重視，管理基本是放任其一定幅度中的變動(dòng)，并沒(méi)有關(guān)注總額的變動(dòng)原因和具體構(gòu)成結(jié)構(gòu)等，這樣對(duì)差旅費(fèi)的具體管理并不利?！苯疰谜J(rèn)為，作為企業(yè)第二大可控成本，差旅費(fèi)用在公司管理人員的管理權(quán)限及控制范圍之內(nèi)，可以通過(guò)良好地運(yùn)作提高企業(yè)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前中國(guó)10%的企業(yè)使用專(zhuān)業(yè)的差旅服務(wù)公司進(jìn)行差旅管控，而剩余90%的企業(yè)不是自行訂票就是通過(guò)小型代理售票處訂票。
金婷介紹，差旅成本包括顯性成本和隱性成本。大部分企業(yè)只計(jì)算顯性成本，包括交通費(fèi)用、酒店住宿、餐飲費(fèi)用、差旅服務(wù)費(fèi)等；而隱形成本指的是預(yù)訂的時(shí)間消耗、審批環(huán)節(jié)、報(bào)銷(xiāo)流程票據(jù)核查、退改簽成本、未使用機(jī)票等。這些巨大的隱形成本無(wú)從統(tǒng)計(jì)，也往往容易被忽視。
有效差旅管控較高節(jié)省30%
差旅管控是為了節(jié)省，但節(jié)省不僅僅源于機(jī)票或酒店價(jià)格的節(jié)省，更多的是源于合規(guī)管控、數(shù)據(jù)完整、流程的優(yōu)化和差旅信息的透明。金婷指出，優(yōu)秀的差旅管控方案在節(jié)省費(fèi)用的同時(shí)還兼具提高財(cái)務(wù)部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿(mǎn)意度等。
專(zhuān)業(yè)的差旅管理機(jī)構(gòu)可以有效幫助企業(yè)節(jié)省差旅費(fèi)用，以攜程商旅為例，節(jié)省較高可達(dá)30%。而小票臺(tái)通常提供的僅僅只是預(yù)訂服務(wù)，而非差旅管控服務(wù)。
“借助專(zhuān)業(yè)的差旅服務(wù)平臺(tái)，比如設(shè)置機(jī)票較低價(jià)提醒，企業(yè)要按照機(jī)票價(jià)格較低原則來(lái)預(yù)訂，那么是一天以?xún)?nèi)較低，還是前后一小時(shí)內(nèi)較低，這些都可以事先進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)定制，員工出行時(shí)如果沒(méi)有選擇所選時(shí)段的較低價(jià)，就會(huì)彈出不選擇較低價(jià)的理由讓員工選擇，事后還會(huì)將這些理由在差旅報(bào)表中體現(xiàn)，這樣的操作有助于差旅費(fèi)用分析，還可以對(duì)員工有一定的約束效果，最終達(dá)到費(fèi)用節(jié)省的目標(biāo)?！苯疰媒榻B。
此外，差旅管理公司提供的墊資服務(wù)、較長(zhǎng)的信用賬期能為企業(yè)省去差旅資金的占用成本；通過(guò)OA系統(tǒng)對(duì)接、自動(dòng)化授權(quán)與自動(dòng)化結(jié)算等技術(shù)手段，也間接節(jié)省企業(yè)的人工成本。
大數(shù)據(jù)分析直擊企業(yè)差旅痛點(diǎn)
詳盡的差旅管理報(bào)告和細(xì)致的數(shù)據(jù)分析對(duì)于資金管理而言，有著極其重要的作用。企業(yè)對(duì)差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以找出頻繁使用的航空公司和酒店，簽訂協(xié)議價(jià)格，這能為企業(yè)獲取一部分的差旅費(fèi)用節(jié)余。
同時(shí)，企業(yè)可以對(duì)公司內(nèi)部的差旅費(fèi)用進(jìn)行橫向比較，例如維修部門(mén)機(jī)票價(jià)格可能較高，這通常緣于一旦客戶(hù)提出要求則馬上動(dòng)身到客戶(hù)公司搶修，不能做到及早預(yù)訂。但是市場(chǎng)部和銷(xiāo)售部的工作職責(zé)可能相近，如果發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)部的平均折扣率高于銷(xiāo)售部，那就可以詢(xún)問(wèn)對(duì)應(yīng)部門(mén)，從而找出原因。除了公司內(nèi)部部門(mén)的差旅分析，企業(yè)還可借助專(zhuān)業(yè)差旅管理公司分析同行業(yè)的平均折扣、不同城市的平均差標(biāo)，甚至是同一城市不同時(shí)間段的差旅標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)不斷的調(diào)研和分析，就可對(duì)優(yōu)秀做法進(jìn)行推廣，對(duì)不足地方加以改進(jìn)，從而不斷優(yōu)化差旅政策。
專(zhuān)業(yè)差旅管理減輕財(cái)務(wù)工作負(fù)擔(dān)
很多企業(yè)制定了完善的差旅政策，但是往往執(zhí)行起來(lái)效果不好。比如員工在選擇酒店或機(jī)票時(shí)以平價(jià)方式購(gòu)買(mǎi)以獲取供應(yīng)商的高額回扣；又如員工可以自主選擇酒店，這就導(dǎo)致企業(yè)難以通過(guò)特定的酒店增加入住人數(shù)和天數(shù)來(lái)獲取協(xié)議低價(jià)；甚至還有一些員工通過(guò)虛開(kāi)發(fā)票、購(gòu)買(mǎi)假發(fā)票報(bào)銷(xiāo)來(lái)賺取外快。這些行為的存在不僅損害企業(yè)利益，也使公司的內(nèi)控形同虛設(shè)。
而通過(guò)專(zhuān)業(yè)差旅管理，則可以解決這個(gè)問(wèn)題。一方面通過(guò)月結(jié)支付員工不用接觸資金，另一方面代理商價(jià)格、企業(yè)協(xié)議價(jià)、航空公司直連價(jià)格等在同一平臺(tái)顯現(xiàn)，價(jià)格公開(kāi)透明，確保企業(yè)的差旅政策能夠有效執(zhí)行。
金婷同時(shí)指出，差旅的使用人是廣大企業(yè)員工，差旅政策是否人性化，差旅服務(wù)是否便捷是大家最關(guān)注的事。專(zhuān)業(yè)差旅管理機(jī)構(gòu)提供的預(yù)存、月結(jié)等統(tǒng)一結(jié)算方式，可以緩解員工出行的墊資壓力，也不用再經(jīng)歷出行后收集發(fā)票、填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單、等待領(lǐng)導(dǎo)審批，財(cái)務(wù)審核，出納報(bào)銷(xiāo)等繁瑣流程。同時(shí)也簡(jiǎn)便了財(cái)務(wù)人員審核流程，不用再驗(yàn)證發(fā)票的真?zhèn)?，不用審核?bào)銷(xiāo)的金額是否與發(fā)票相符、是否符合差旅政策，只需每月核對(duì)差旅公司提供的對(duì)賬單即可，大大減輕了財(cái)務(wù)的工作量。
